Lasst es einfach, oder: Wie Sie Qualitätsmanagement in sozialen Organisationen einführen!

Die Überschrift mag etwas provokant klingen, das gebe ich zu. Aber so war schon die letzte Überschrift zum Thema Qualitätsmanagement in Organisationen der Sozialwirtschaft ziemlich provokant: Warum kontinuierliche Verbesserung keinen Sinn macht!

Aber die Frage bleibt:

Wie lässt sich ein sinnvolles, funktionierendes Qualitätsmanagement in Organisationen der Sozialwirtschaft einführen?

Hintergrund des Themas ist neben meiner beruflichen Beschäftigung mit Qualitätsmanagement im Allgemeinen und in Bezug auf Hochschulen und Studiengänge im Besonderen die Tatsache, dass wir aktuell in die Gründung eines Waldkindergartens involviert sind.

Und da stellt sich natürlich automatisch auch die Frage, wie denn jetzt ein funktionierendes QM ins Leben gerufen werden kann.

Automatisch? Nein, ehrlich gesagt, stellt sich die Frage nicht automatisch.

Aber ich finde es prinzipiell gut, dass diese Frage gestellt wird. 

So erachte ich die Möglichkeit, unmittelbar zu Start der Einrichtung ein entsprechendes System zu etablieren und hier etwas wirklich Funktionierendes auf die Beine zu stellen, als echte Chance.

Und wie kann das gehen? 

Na, ist doch logisch:

Man informiert sich zu QM in Organisationen der Sozialwirtschaft, adaptiert die geforderten Aspekte ein wenig, legt eine Strategie für den Kindergarten fest, definiert, was Qualität in der eigenen Einrichtung ist, untergliedert das Ganze noch ein wenig in Struktur-, Prozess- und Ergebnisqualität, legt Prozesse fest, vergibt Verantwortlichkeiten, erstellt ein schönes QM-Handbuch und fertig ist die Laube!

Na, leider ist die Laube noch nicht ganz fertig. Wortwörtlich befindet sich die Laube noch im Bau, aktuell fehlt noch der Ofen.

Und wenn man die oben tatsächlich nur angeschnittenen Schritte auch nur ein wenig durchdenkt, kommt man sofort zu dem Schluss, dass es das doch eigentlich nicht sein kann:

So viel Aufwand für so einen kleinen Kindergarten? So viel Aufwand, für Dinge, die sowieso jedem klar sind, der in der Einrichtung arbeitet? Für Prozesse? Für Pipimachprozess? Oder für was?

Ja, man kann natürlich entsprechend vorgehen.

Man kann versuchen, es wirklich, wirklich richtig zu machen, so, wie es im Lehrbuch steht.

Spätestens nach der ersten Revision des QM-Handbuchs, selbstverständlich wie vorgeschrieben dem PDCA-Zyklus folgend, wird man aber feststellen, dass es nun wirklich Quatsch ist.

Aber:

Man hat ein QM, und das liegt halt jetzt in der Schublade rum und jede offizielle Stelle, die sich dafür interessiert, bekommt ein veraltetes, nicht lebendes Buch vorgelegt, in dem alles steht, was so sein sollte, wenn es denn so wäre. Man könnte sich danach sogar zertifizieren lassen. Die Pflegeheime mit ihrem absurden Benotungssystem sind in meinen Augen ein gutes Beispiel…

Dem aufmerksamen Leser und der noch viel aufmerksameren Leserin wird deutlich geworden sein, dass ich das nicht so ganz ernst meinen kann.

Alternative?

Es muss also eine Alternative geben, die Qualität in der Einrichtung nicht nur transparent macht, sondern die wirklich darauf ausgerichtet ist, die tägliche Arbeit zu verbessern.

Aber was ist Arbeit in einer sozialen Einrichtung denn eigentlich, egal ob Kindergarten oder Jugendhilfeeinrichtung, egal ob Stadtteilzentrum oder Drogenhilfe?

Oder:

Was ist Soziale Arbeit? 

Ist Soziale Arbeit die Dokumentation der Ablage oder das genaue Befolgen eines zuvor akribisch beschriebenen Prozesses? Macht es in einem Jugendamt Sinn, nicht nur die Anzahl der geführten Gespräche zu dokumentieren, sondern zusätzlich noch die Inhalte zu protokollieren? Und was passiert dann, wenn doch was passiert? Kindestod? Dann werden die Protokolle hervorgekramt und nach einem Schuldigen gesucht! Steht ja alles da, wurde ja – entsprechend dem QM – fein dokumentiert.

Logisch, oder? Die Erinnerung an eine Maschine, die funktionieren muss, liegt nahe. Wenn die Maschine nicht funktioniert, wird das kaputte Teil (der Schuldige) gesucht und ausgetauscht, aber zackedizack! Oder es wird – nicht ganz so dramatisch – lange und intensiv an dem festgelegten Prozess herumgedoktert!

Ist das wirklich “Soziale” Arbeit?

Oder ist die Arbeit eher die Beziehungsgestaltung zu den Klientinnen und Klienten? Oder die Reflexion der eigenen Arbeit? Oder das „schlechte Gefühl“, die Intuition, die der langjährige Mitarbeiter bei Fall XY hat? Macht das nicht eigentlich die Arbeit aus?

Organisationen der Sozialwirtschaft als Maschinen? Gut geölt, mit ausreichend Prozessen versorgt, wird schon alles so funktionieren, wie es die Managementlehrbücher vorgeben, oder?

Nun gut, ich denke, es werden mir einige LeserInnen darin zustimmen, dass die Dokumentation maximal nervt bei gleichzeitig minimalem Mehrwert. Es gibt einen Mehrwert, auch von Dokumentation und dem ganzen Rest, ja, und er ist auch wichtig, aber er hat eben wenig mit der eigenen, der Sozialen Arbeit zu tun.

Jetzt haben wir aber ein Problem!

Wenn Soziale Arbeit eher Beziehungsgestaltung zu Klientinnen und Klienten, eher Reflexion der eigenen Arbeit oder so etwas Abstruses und vor allem schlecht Messbares wie „Gefühle“ oder Intuitionen sind, dann stellt sich ja automatisch die Frage, wie wir damit im QM-Handbuch umgehen sollen.

Einen Prozess für „Klaus hat ein schlechtes Gefühl, was machen wir denn jetzt?“ zu definieren, macht keinen Sinn, oder?

Also, lasst es einfach! 

Das wäre zu schön, um wahr zu sein! Einfach so vor sich hinwurschteln, jeder macht, was er will… Ist das die Lösung? Irgendwie nicht, oder?

Lasst es einfach” kann also auch nicht die Lösung sein.

Aber der Satz lässt sich mit einer anderen Betonung passend machen:

Lasst es EINFACH!

“Je einfacher etwas ist, desto mehr Kraft und Stärke liegt darin.”
(Meister Eckhart (1260 – 1327), deutscher Mystiker und Provinzial der Dominikaner)

Im Folgenden skizziere ich somit eine im Ergebnis einfache, aber dafür aus meiner Perspektive umso wirkungsvollere Art und Weise, das QM-System von Organisationen der Sozialwirtschaft aufzustellen.

Diese Art und Weise basiert auf einer grundsätzlich anderen Herangehensweise, auf einer anderen Grundhaltung der eigenen Arbeit, der Sozialen Arbeit und damit der Menschen gegenüber, mit denen man tagtäglich zu tun hat. Eine andere Haltung, ein anderes Mindset, gegenüber den Mitarbeiterinnen, den Klienten und Klientinnen, eben den Menschen, mit denen man tagtäglich zu tun hat.

Ein agiles Mindset

Wie man das oben negsprochene Mindset, diese Grundhaltung, jetzt nennt, ist eigentlich ziemlich egal.

Aber wenn man sich mit der Denk- und Handlungsweise des agilen Managements auseinandersetzt wird man schnell feststellen, dass es ziemlich gut passt.

Es geht beim agilen Management darum, die teilweise zunehmende, jedoch immer vorhandene Komplexität, die die Arbeit mit Menschen mit sich bringt, so zu fassen, dass es möglich wird, trotz enormer Unsicherheit, trotz permanenter Veränderung, handlungsfähig zu bleiben.

Hier ist aber nicht der Platz einer ausführlichen Beschreibung. Vielleicht schaut Ihr mal bei der „Agilen Verwaltung“ vorbei, die bringen das gut auf den Punkt.

Ein konkretes Vorgehen

Jaja, blablabla, Komplexität, Mindset, Agiles Management, Gequatsche! Wie geht man denn jetzt konkret vor?

Werte

Sehr einfach beschrieben geht es darum, zunächst als Mitarbeitende der Einrichtung die Werte zu diskutieren und festzuhalten, nach denen man ZUSAMMENARBEITEN will.

Achtung, das klingt einfacher, als es in der Realität ist!

Hier geht es nämlich, wie es leider oftmals ist, nicht um die Werte „der Organisation“ oder „des Trägers“ oder whatever! Es geht nicht um die Werte, die in einem vergilbten Leitbild im Büro des Chefs an der Wand hängen oder irgendwo auf der Homepage präsentiert und in Hochglanzbroschüren auf der Weihnachtsfeier verteilt werden!

Nein, es geht um die Werte, die das tagtägliche Zusammensein mit  KollegInnen, KlientInnen etc., die tägliche Arbeit mit den Menschen fassen sollen.

Werte wie Transparenz oder Kommunikation, Werte wie Selbstverantwortung oder Freiheit, Werte wie Mut etc. gewinnen eine ganz neue Bedeutung, wenn man sich diese Werte in der wirklichen, der täglichen (Zusammen-)Arbeit vorstellt.

Prinzipien

Jetzt hat man, nach langer und intensiver Diskussion, ein Set an Werten ausgearbeitet, die für die gemeinsame Arbeit grundlegend sein sollen.

Aber wie soll Mut oder Transparenz oder Kommunikation jetzt die Zusammenarbeit gestalten?

Hier bedarf es dem Herunterbrechen der Werte in einzelne Prinzipien.

Prinzipien lassen sich als Regeln, die eine Entscheidungsgrundlage für Handeln bilden, definieren.

Und diese Prinzipien können entsprechend, mit den dahinter stehenden Werten, gut aufgelistet werden. Konkret könnte so etwas dann so aussehen:

  • Wert: Mitmenschlichkeit
  • Prinzip: Wir gehen auf die individuellen Bedürfnisse aller Mitarbeitenden ein!
  • Wert: Transparenz
  • Prinzip: Wir schaffen Transparenz, um unsere Arbeit gemeinschaftlich beurteilen zu können!
  • Wert: Mut
  • Prinzip: Wir machen Experimente und probieren Neues!

Und so weiter und so fort…

Man hat damit eine (nicht zu umfangreiche) Liste an Werten und sehr konkreten Prinzipien, die sich auf die Art der Zusammenarbeit untereinander beziehen!

Noch einmal, weil es so wichtig ist:

Es geht um die Art, wie das Team, die Menschen, wie Sie mit Ihren KollegInnen zusammen arbeiten wollen.

Gestern, heute und morgen: QM in Organisationen der Sozialwirtschaft

Jetzt sind wir mit unserer Prinzipienliste aber immer noch nicht beim QM in unserem Kindergarten?

Richtig!

Hier bedarf es jetzt “nur noch“ regelmäßiger Reflexionen der täglich, wöchentlich oder monatlich anfallenden Arbeit. Und Reflexion bedeutet, die Dimensionen der Vergangenheit (was war), der Gegenwart (was ist) und der Zukunft (was soll werden) in den Blick zu nehmen und gemeinsam zu besprechen. Immer wieder, und warum nicht täglich?

Was war gestern? Was machen wir heute? Und wo wollen wir morgen hin?

Wenn das Ganze jetzt noch visualisiert wird (bspw. mit einem sog. Kanban-Board), dann reicht es aus, jeden Tag oder jede Woche ein Foto von dem Board zu machen und dies in eine Mappe abzuheften und damit ein wirklich lebendiges System zu schaffen, dass die tagtägliche Realität abbildet und nicht die Dinge, die irgendwo im QM Handbuch stehen.

Jeden Tag eine kurze Reflexion, jeden Tag eine Schleife mit der Frage, was gut war, was gut ist und was wie werden soll. Und das Ganze basiert auf den Werten und Prinzipien der Zusammenarbeit! Jeder Mitarbeiter hat die Möglichkeit, zu sagen:

“Aber wir haben doch besprochen, dass wir mutig sind. Lass es uns doch mal ausprobieren!”

Lebendig, zusammen, sinnvoll…

Bei der Reflexion der Arbeit lässt sich genauso die Sinnhaftigkeit der zuvor festgelegten Werte und Prinzipien der Zusammenarbeit regelhaft in Frage stellen, reflektieren, diskutieren und an die aktuellen Anforderungen adjustieren.

Klingt zu aufwendig? 

Wie aufwendig ist es, bitteschön, mehr oder weniger sinnlose Prozesse zu befolgen, nicht weil sie heute gut und richtig sind, sondern weil sie im QM-Handbuch stehen?

Aber richtig ist:

Ohne Aufwand und den Versuch, sich wirklich auf dieses neue Mindset einzulassen, wird es nicht funktionieren. Gut ist somit, gleich zu Beginn so zu arbeiten und sich bei der Umsetzung auch begleiten zu lassen. Auch, wenn eine Transformation einer bestehenden Organisation hin zu einer „agilen“ Organisation möglich, aber eben noch aufwendiger ist…

Übrigens wäre das auch eine spannende Herangehensweise für Hochschulen, aber das ist wieder ein anderes Thema 😉


Weiterlesen? 

und bei Interesse an konkreter Umsetzung einfach Kontakt aufnehmen!

 

 

 

 

5 Kommentare » Schreibe einen Kommentar

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  4. Was sind Werte, was sind Tugenden (sprich: Eigenschaften) und wie sieht Wertekompetenz aus?
    Die Frage sollte meiner Meinung nach eher lauten: Wie sieht Gruppen versus Teamarbeit in der sozialen Arbeit aus und welchen Sinn und Zweck hat ein Leitbild bzw. ein Leitbildentwicklungsprozess?

    Aussage im Blog: “Werte (???) wie Transparenz oder Kommunikation, Werte wie Selbstverantwortung oder Freiheit, Werte wie Mut etc. gewinnen eine ganz neue Bedeutung, wenn man sich diese Werte in der wirklichen, der täglichen (Zusammen-)Arbeit vorstellt.”

    • Lieber s???

      ein Wert, bspw., ist Transparenz, der dann bspw. zu dem Prinzip wird, im Internet nur so zu kommunizieren, dass man in etwa sehen kann, wer dahinter steht… Ohne Namen ist ein Gespräch leider nur schwer möglich…

      LG

      Hendrik

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